Como muitos de vocês, eu sempre busco coisas novas para poder melhorar a maneira como minha empresa funciona. E uma das coisas mais ineficientes que vejo líderes de empresas fazerem é prevenir que seus colaboradores trabalhem além da conta. Muitos líderes esquecem que o sucesso não é determinado apenas pelas horas em que um funcionário passa dentro de um escritório. Na verdade, trabalhar por longas horas é a causa de muitas “fritadas” em empresas novas ou em crescimento. E nenhum lugar é tão assim quanto numa startup de tecnologia.
Enquanto semanas de trabalho cada vez mais longas são regra nas startups mais quentes do Vale do Silício, pesquisas mostram de novo e de novo que esse tipo de prática vai contra a retenção de colaboradores, sufoca o recrutamento de talentos, deixam o ambiente de trabalho aleijado e é uma das principais razões da morte da inovação e produtividade de uma empresa. Para parar de matar nossas próprias empresas, mais líderes executivos, como eu, estão fazendo algo radical. Nós estamos diminuindo os “5 dias de trabalho semanais”.
Das 9h às 17h, 5 dias por semana é um produto da Revolução Industrial. Enquanto seja melhor que 6 vezes por semana que nossos ancestrais fazendeiros praticavam, não faz mais sentido usar a mesma regra para os dias de hoje na “Economia da Informação”. Ao invés de trabalhar cinco dias, na minha empresa mantemos os trabalhos por quatro dias e não 5 porque nós sabemos que o trabalho feito na Economia da Informação não é o mesmo que fábricas ou indústria. Enquanto uma hora numa fábrica permita produzir mais componentes, outra hora extra num MacBook não irá render mais R$3.000,00 de faturamento. Nós acreditamos que pessoas inteligentes podem fazer cinco dias em quatro. Simples assim. Além disso, quatro dias de trabalho permite a medida suficiente de tempo de descanso para que os colaboradores voltem ao trabalho renovados e motivados para voltar ao trabalho. Não importa o tamanho da sua empresa, trabalhar em semanas mais curtas pode acarretar em um grande sucesso.
Aqui vai uma planta baixa de como você também pode, com sucesso, implementar 4 dias de trabalho numa semana de trabalho.
Comece dando o exemplo
Implementar uma semana de trabalho com apenas quatro dias começa pelo nível executivo. É importantíssimo que os executivos não apenas apoiem essa iniciativa quanto também a pratique. Se os colaboradores não devem trabalhar na sexta, isso significa, restritamente, que você NÃO deve trabalhar sexta-feita também. Sem excessões.
Comece decidindo qual é o dia menos produtivo da semana na sua empresa. Nós descobrimos que sexta é o dia mais fácil de eliminar pela naturalidade que os colaboradores a consideram como um sinal de que a semana está no fim e que os clientes tipicamente exigem menos suporte. Outro ponto importante para começar certo é alinhar as expectativas a respeito das horas trabalhadas. Se você verdadeiramente está comprometido em dar aos seus colaboradores quatro dias de trabalho por semana, não trapaceie fazendo o dia de trabalho ter 10 horas. Impulsione seus colaboradores a priorizar sua semana de forma inteligente, apresentando prazos e um tempo limite de 32 horas de trabalho de alta qualidade.
Construa sistemas eficientes
No começo, será difícil para os colaboradores que estão acostumados com uma jornada de 40 (ou mais) horas por semana a se focarem em entregar tudo o que precisam em 32 horas. Como um líder, sua responsabilidade é fazer tudo o que você pode para que seus colaboradores consigam entregar seu trabalho durante estes quatro dias. Dar aos seus empregados toda vantagem possível através de um sistema eficiente reduz muito as distrações. Três formas de agilizar o fluxo de trabalho dos colaboradores mantendo-os mais focados são:
- Elimine os e-mails internos
Colaboradores gastam mais de 25% do seu dia todo lendo e respondendo emails, o que é essencialmente fazer coisas que são importante para outras pessoas ao invés de completar suas próprias prioridades. Isso é uma distração gigantesca que empurra informação para seus colaboradores ao invés de encorajá-los a ser eficientes em agarrar as informações que eles precisam, quando precisam. Ao invés de usar o e-mail para se comunicar sobre o trabalho, use uma ferramenta de gestão de projetos, como Asana, Trello ou Basecamp. Isso encoraja seus colaboradores a, de maneira autônoma, gerencie, acompanhe, monitore, reporte e participe de projetos que tem melhor encaixe em suas prioridades de trabalho. Além disso, ofereça uma ferramenta de chat como Slack, para que os colaboradores possam postar suas idéias, celebrar vitórias, desejar feliz aniversário, postar um vídeo engraçado, etc. Se alguém tem tempo e escolhe consumir essas coisas durante o tempo de trabalho, ele vai direto para essa ferramenta. - Elimine gerentes
Sei que isso soa como insanamente louco. Mas isso pode ser feito e, claro, líderes começam seus movimentos através do recrutamento e contratação de pessoas que sabe se motivar e preferem trabalhar de maneira autônoma. Se você conseguir os colaboradores certos e os encoraje a definir suas próprias prioridades e comuniquem com e quando for mais conveniente para eles, você verá um significativo crescimento na produtividade da sua empresa e da moral dos seus colaboradores. - Elimine reuniões internas
De acordo com Atlassian, a maioria dos colaboradores gasta em média 31 horas em reuniões improdutivas e chegam a atender cerca de 62 reuniões em apenas um mês. Apenas no último ano, reuniões desnecessárias entre empresários americanos resultou em quase R$100 bilhões de reais em custo de salários. Mantenha o que precisa ser comunicado de forma escrita para substituir as reuniões improdutivas ao invés de usar seu fluxo de trabalho e conversa fiada para alimentar necessidades de projeto ou novas idéias. Se você realmente precisa marcar uma reunião, faça-a opcional para os seus colaboradores escolherem se participarão de acordo com as priorizações que já tiverem feito ou ofereça a possibilidade de fazer um call remoto com o Skype, por exemplo.
Alinhe as expectativas dos seus clientes
Além de alinhar as expectativas dos colaboradores, é importante fazer o mesmo com seus clientes para que eles entendam a nova forma de trabalhar e como a qualidade do trabalho da sua empresa não será afetada de forma alguma. Mostre aos seus clientes que trabalhar quatro dias por semana é possível:
- Leve uma abordagem de projetos para o trabalho. Para fortalecer seu ponto, mostre aos clientes o quanto é melhor trabalhar com entregas menores e projetos individuais em meio a um time de vários colaboradores. Por exemplo, desenvolver uma aplicação para um cliente talvez possa permitir que a mesma seja dividida em fazes diferentes onde cada uma possui prazos e colaboradores diferentes em cada etapa. Esse estilo de trabalho mantém os colaboradores de uma equipe dependendo uns dos outros o que aumenta a responsabilidade no cumprimento de prazos e aumento do comprometimento para conclusão do projeto global.
- Garanta que os membros do time estejam trabalhando com 100% de paixão por aquilo que eles estão fazendo. Explique que permitir que os colaboradores escolham trabalhar nos projetos que eles possuem maior afinidade faz com que a produtividade no projeto cresça.
Transparência também ajuda a comunicar sobre a jornada de quatro dias de trabalho na semana para seus clientes. A partir do momento que seu time está trabalhando num projeto, dê ao cliente a opção de usar ferramentas de acompanhamento como Asana ou Basecamp para que eles monitorem o progresso de cada parte do projeto. Isso permite também que ele façam essa conferência durante a semana para monitorar o progresso e marcar qualquer ponto que tenha sido necessário marcar. Isso também provê uma forma bacana de solicitar feedbacks dos clientes e monitorar a performance dos membros dos times. Em adição, é importante deixar claro o entendimento de que quando você não estará disponível. Para trazer os clientes para essa jornada de trabalho diferente, comece enviando lembretes durante o primeiro mês. Logo, eles verão que os deadlines começam a funcionar e junto a isso em a confiança na sua habilidade de entregar resultados da mesma forma.
O tema mais importante sobre a jornada de trabalho de quatro dias é tratar os colaboradores como sendo adultos que são. Isso significa ter concentração, dedicação e tolerância zero contra distrações. A recompensa é ter 52 dias extra sem trabalhar por ano e isso é um benefício impagável.
Traduzido e adaptado da Forbes. Texto original de Ryan Carson, fundador do Treehouse. Leia mais artigos a respeito no blog do Ryan.
